Le chiamate e le videoconferenze online, per amici, famiglia o lavoro, con strumenti come Google Meet o Skype, sono un’ottima soluzione quando non si dispone di molto tempo per ottemperare a tali impegni fisicamente.
Considerando poi la situazione attuale, condizionata inevitabilmente dalla pandemia di Covid-19, i servizi di videoconferenza online stanno divenendo un elemento fondamentale nella vita di ognuno di noi.
Ma qui possono sorgere i problemi:
Le video chiamate sulle cosiddette “stanze virtuali” possono spaventare o mettere in difficoltà chi, per mancata necessità, non ne ha mai dovuto far uso.
Non è difatti raro sentirsi sopraffatti dalla quantità di feature, opzioni e impostazioni che si hanno a disposizione per controllare questi utili strumenti. Tuttavia la realtà delle cose è molto meno complicata di quel che può sembrare.
Questo è l’obbiettivo di tale articolo:
Mostrarti come, con un pizzico di curiosità e applicazione, potrai destreggiarti e padroneggiare finalmente servizi di videoconferenze online come, per esempio, Google Meet.
Come funziona Google Meet
Meet è il servizio di chiamate virtuali messo a disposizione da Google gratuitamente con la possibilità, nel caso si volessero sbloccare strumenti e servizi più professionali, di sottoscrivere un abbonamento mensile a 4,68 € al mese.
Insomma, a un prezzo tutto sommato esiguo, potrai comunicare velocemente e in sicurezza coi tuoi cari o coi tuoi colleghi.
Inoltre, trattandosi di un servizio Google come un altro, potrai sincronizzarlo facilmente ai restanti, come Gmail, Drive, Doc o Calendar.
Per ottimizzare i tempi e non rischiare mai di dimenticarsi qualcosa questa opzione è chiaramente molto comoda.
Google Meet tuttavia non si esaurisce a questo, e nell’articolo che seguirà ci addentreremo con più attenzione nelle sue specifiche per scoprire quali vantaggi offre e come sfruttarli al meglio.
Se cerchi un modo per comunicare più efficientemente con amici, familiari o colleghi questa è la tua occasione per capire come.
Cominciamo!
Come accedere a Google Meet
Disporre di Google Meet e utilizzarlo è un processo semplice e intuitivo. Se sei in possesso di un pc ti basterà cercare “Google Meet” nella barra di ricerca del tuo browser ed entrarvi normalmente, se invece la tua disponibilità si limitasse a un telefono o ad un tablet ti consiglio di scaricare l’apposita app presente sugli store di tutti i sistemi operativi.
Come tutti i servizi Google è bene che tu sappia che è necessario effettuare l’accesso col proprio indirizzo mail associato. Nel caso non ne avessi ancora uno dovrai registrarti qui e poi potrai accedere al servizio.
Una volta effettuato l’accesso potrai sia dare inizio ad una nuova riunione contattando chi preferisci (*1), sia unirti ad una sessione di videochiamata già in corso copiando il link della stessa (*2).
Sfruttando il menù di impostazioni in alto a destra potrai inoltre calibrare le specifiche audio e video del tuo dispositivo, di modo da apparire al meglio durante la conferenza.
Finché usufruirai della versione gratuita di Google Meet avrai a disposizione 60 minuti di riunione gratuiti, potendo coinvolgere fino a un massimo di 100 persone.
Sbloccando l’abbonamento mensile potrai ovviamente accedere a funzionalità più elaborate e disporre di tutto il tempo che ti sarà necessario.
Cos’è incluso in un abbonamento standard gratuito di Google Meet?
- Puoi usare Meet da un browser o da un’applicazione mobile
- È possibile invitare fino a 100 persone
- Puoi fare videoconferenze online di 60 minuti
- Puoi avere sottotitoli ogni volta che qualcuno parla
- Puoi condividere lo schermo del tuo dispositivo con tutti i partecipanti della riunione
- Puoi personalizzare il layout della stanza virtuale a tuo piacimento
Se vuoi dare inizio ad una videoconferenza non dovrai far altro che cliccare sull’opzione “Nuova riunione”, a cui succederà una tendina recante tre diverse scelte. Concentriamoci per ora su “avvia una riunione adesso”, delle altre avremo modo di parlare più avanti.
Cliccando sull’opzione desiderata Google richiederà il tuo permesso per accedere al microfono e alla webcam (o fotocamera) del dispositivo che stai utilizzando. Questo è essenziale perché senza questi permessi, nessuno potrà vederti o sentirti.
Una volta dato il tuo consenso ti vedrai comparire all’interno della stanza virtuale da te selezionata.
La “sala riunioni” di Meet ha un design tutto particolare. Potrai vedere i volti e le riprese di tutti gli altri partecipanti come delle piccole celle in mezzo allo schermo, mentre sopra e sotto la tua stessa immagine potrai trovare diverse impostazioni di layout.
Le opzioni più importanti si trovano in basso al centro e sono quelle riguardanti il microfono, la videocamera e la chiamata.
Cliccando una volta sul microfono il tuo audio verrà “mutato”, ossia nessuno potrà sentire né ciò che dici né ciò che accade intorno a te. L’audio del tuo microfono, semplicemente, non verrà trasmesso.
Capirai di essere silenziato se vedrai l’icona del microfono circondata da una linea rossa barrata. Per togliere il muto e farti nuovamente sentire non dovrai far altro che cliccarci un’altra volta sopra.
L’icona centrale corrisponde al comando “abbandona chiamata”, da utilizzare soltanto una volta che la riunione si sarà conclusa. Quello riportante una piccola camera riguarderà ovviamente l’attivazione o la disattivazione di quest’ultima.
Se devi momentaneamente assentarti dalla riunione o fare qualcosa durante la chiamata ti basterà cliccarci sopra perché il video della tua fotocamera non venga più trasmesso.
Al suo posto gli altri partecipanti vedranno un profilo vuoto o, nel caso ne fossi dotato, della tua foto profilo Google.
Consiglio PRO: Ricordati che spegnere la camera lascia comunque aperto il microfono, quindi fa’ attenzione! 😉
Altro comando fondamentale lo trovi in alto a destra (su pc almeno) e rimanda alla chat della riunione.
Quest’ultima sarà rappresentata dall’icona di una nuvoletta tipica dei dialoghi dei fumetti. Scrivendo nella barra in basso a destra e premendo il tasto invio sarai in grado di condividere pensieri e commenti scritti a tutti i “presenti” in chiamata.
La funzionalità della chat risulta particolarmente utile se si vogliono condividere link o file da scaricare, o per esprimersi al gruppo senza per forza interrompere chi sta parlando.
Accanto all’icona della chat ne troviamo un’altra su cui sono rappresentati due mezzi busti sovrapposti. Cliccandoci sopra potrai vedere tutti coloro che stanno partecipando alla riunione in quel momento.
Mettendo in atto questi pochi e semplici trucchi sei già pronto per affrontare le tue prime di riunioni su Google Meet.
Nei prossimi capitoli ti illustrerò invece qualche funzione più avanzata.
Come creare una riunione su Google Meet
Uno dei modi più semplici per dare inizio a una riunione coniste nell’andare semplicemente su meet.google.com dal tuo pc e selezionare l’opzione “Nuova riunione”. Tuttavia puoi benissimo farlo accedendo a Meet dal tuo account Gmail o anche tramite l’app.
Se stai usando un dispositivo Android ti basterà aprire l’applicazione di Meet, selezionare “Nuova riunione” e sceglierei, fra le tre opzioni che visualizzerai, “avvia una riunione adesso”.
A quel punto il procedimento è il medesimo che vale anche per pc.
Se invece possiedi un iPad o un iPhone, dopo aver scaricato e avviato l’applicazione Google Meet, seleziona “Nuova riunione” e scegli l’opzione già indicata in precedenza.
Non è poi così complicato, giusto?
Volendo hai la possibilità di iniziare o partecipare a una riunione mediante il tuo account Gmail. Accedi alla casella e cerca sul lato sinistro dello schermo l’indicazione “Meet”, a cui seguiranno due scelte:
- Nuova riunione
- Unisciti a una riunione.
Selezionando il primo visualizzerai le solite tre opzioni fra le quali sai già che scegliere.
Per i primi 5 utenti che entreranno a far parte della tua riunione virtuale potrai udire un segnale acustico, per gli eventuali successivi riceverai soltanto una notifica a schermo.
Questo è tutto ciò che ti verrà richiesto per iniziare una riunione su Google Meet, una serie di procedimenti facili da attuare anche per i meno avvezzi alla tecnologia.
Prima di procedere con le opzioni a cui avrai accesso in quanto organizzatore però, continuiamo nei prossimi capitoli con qualche altra informazione di base.
Come partecipare a una riunione su Google Meet
Per unirti a una riunione in corso su Meet esistono due maniere differenti: essere in possesso del link della riunione o farsi dare il codice della stessa.
Andando alla pagina meet.google.com e inserendo il codice di dieci cifre di cui dovrai essere in possesso (i trattini non sono da digitare) potrai trovare la riunione a cui sei stato invitato. A quel punto non dovrai far altro che premere “partecipa”.
Per partecipare a una videochiamata tramite il tuo account di Gmail entra nella casella di posta e cerca il collegamento “partecipa a una riunione” sul lato sinistro nello schermo.
Cliccando su “partecipa a riunione”, inserendo il medesimo codice di 10 cifre fornito dall’amministratore e selezionando “partecipa” entrerai nella stanza virtuale da te desiderata.
Discorso analogo si opuò fare per Google Calendar. Apri l’applicazione e cerca al suo interno l’evento che si riferisce alla riunione che ti interessa.
Fatto ciò seleziona “Partecipa con Google Meet” e ti si aprirà una nuova pagina a schermo. Cliccando su “Unisciti ora – Partecipa” otterrai ciò che cercavi.
Puoi comunque partecipare a una riunione Meet pur non disponendo di un account Google, ma soltanto se l’organizzatore possiede l’edizione a pagamento di Google Workspace e ti concede l’accesso. Questa procedura non funziona invece per i dispositivi mobile, se non con alcuni di ultima generazione.
Per prima cosa dovrai aprire il messaggio contenente il link della riunione, selezionando poi “chiedi di partecipare” e attendendo l’autorizzazione ad accedere.
Se non disponi del link vai allora su meet.google.com e clicca “inserisci un codice o un link”. Inserisci il codice che ti dovrà essere fornito e vai su “partecipa”, ancora su “Chiedi di partecipare” e infine attendi che l’amministratore ti conceda di accedere.
Se hai un dispositivo Android apri l’app di Google Meet e scorri dal basso verso l’alto per visualizzare le tue riunioni programmate.
Attento però: le uniche che potrai visualizzare sono quelle fissate tramite Calendar.
Seleziona “Partecipa” o scegli direttamente una stanza dall’elenco e successivamente “Partecipa alla riunione”.
Potrai sempre digitare all’interno di “codice riunione” la sequenza d’accesso che ti sarà stata fornita. Al termine di questo passaggi clicca su “Chiedi di partecipare” e aspetta di essere ammesso nella stanza.
Se invece sei in possesso di un iPhone o iPad apri l’applicazione Google Meet, scorri verso l’alto e scegli la riunione programmata a cui vuoi partecipare, poi premi su “Unisciti”. Puoi sempre selezionare “Partecipa con un codice” e inserire la solita sequenza d’accesso, in ogni caso l’ultima cosa che dovrai cliccare prima di essere ammesso è “partecipa”.
Come aggiungere persone a una riunione di Google Meet
Puoi aggiungere persone a una riunione sia prima che durante la stessa. Se inizi una riunione istantanea potrai farlo soltanto in seguito al lancio della videochiamata, inoltre alcuni utenti avranno bisogno che tu accetti la loro richiesta di partecipazione esattamente come specificavamo in precedenza.
Per aggiungere un utente qualsiasi alla tua riunione non dovrai far altro che cliccare sull’apposita icona, un piccolo busto con accanto un segno +, scegliendo la persona in questione dalla tua lista contatti o mandandogli una e-mail contente il codice della videochiamata.
Puoi anche copiare le informazioni di partecipazione alla riunione, tramite l’icona che rappresenta due foglie di carta sovrapposti, e condividerle per e mail o tramite app.
Quando sarai all’interno della stanza virtuale, cercando in basso a sinistra nella tua schermata “dettagli riunione”, potrai accedere a tutte le info riguardo il tuo meeting, pronte per essere copiate, incollate e condivise.
Hai anche la possibilità di aggiungere nuovi partecipanti in blocco, ma assicurati di restare finché tutti non siano entrati perché soltanto tu, organizzatore, potrai ammetterli all’interno della riunione.
Quando ti apparirà a schermo una richiesta di partecipazione potrai scegliere fra “Ammetti” o “blocca”.
Per gestire più utenti allo stesso tempo clicca su “Visualizza tutti” e scegli fra le varie opzioni: potrai selezionare “Ammetti” o “Rifiuta l’iscrizione” accanto a ciascun nome, uno per volta, oppure ottimizzare i tempi e scegliere fra “Ammetti tutti” e “Rifiuta tutti”.
Se per qualsiasi ragione dovessi escludere un partecipante dalla tua sala virtuale non dovrai far altro che aprire la tendina dei partecipanti (i 2 mezzi busti in alto a destra della finestra), selezionare il nome dell’utente che ti interessa, cliccare sui tre puntini a lato del nome, e successivamente su “Rimuovi dalla riunione” (-).
Come cambiare il layout di una riunione su Google Meet
Google Meet cambia già automaticamente il layout di una videochiamata per mostrare gli utenti che stanno intervenendo o i contenuti condivisi a schermo.
Puoi comunque cambiare facilmente queste impostazioni e visualizzare il numero di partecipanti che ritieni più opportuno.
Poniamo caso che stia usando il tuo pc e ti ritrovi in una riunione Meet: osservando lo schermo in basso a destra noterai tre puntini verticali.
Cliccando su quest’ultimi ti si aprirà una tendina di opzioni denominata “modifica layout”, all’interno della quale ti verranno date le seguenti possibilità.
- Automatico: l’impostazione predefinita che Meet utilizza di default, generalmente mostrando fino a 9 partecipanti a schermo.
- Mosaico: opzione tramite la quale, scegliendo il numero desiderato col proprio cursore, potrai visualizzare fino a 49 utenti a schermo all’interno delle loro piccole “celle”.
- In evidenza: se sceglierai questa impostazione gli unici utenti che vedrai comparire a schermo sono quelli che staranno parlando o, in alternativa, condividendo la propria schermata.
- Barra laterale: con questo settaggio di layout al centro del tuo schermo apparirà sempre e comunque chi parla o condivide la propria schermata, mentre le celle di tutti gli altri verranno “impilate” in una colonna a fianco di quest’ultimo.
Le impostazioni di layout che sceglierai di utilizzare verranno memorizzate automaticamente da Meet, ma non il numero di partecipanti da visualizzare! Quello si re imposterà di default e dovrai modificarlo ogni volta che ti sarà necessario.
Puoi anche scegliere di vedere o non vedere la tua stessa immagine all’interno della stanza virtuale, sappi giusto che, durante la tua prima riunione, questa opzione sarà disattivata di default.
Se dovessi aver “appuntato” un altro partecipante o selezionato il layout a barra laterale la tua cella non verrebbe comunque mostrata.
Per attivare l’auto-visualizzazione cerca nell’angolo in alto a destra del tuo schermo la piccola miniatura della tua immagine: noterai un’icona che assomiglia a quattro quadrati impilati in un cubo.
Cliccando su “mostra cella” potrai vedere la tua immagine con tutti gli altri, selezionando “rimuovi cella” invece la disattiverai.
N.B. – La miniatura della tua immagine rimarrà comunque sempre visibile anche all’interno della tua schermata, soltanto non in un riquadro come quello degli altri utenti. Ricorda inoltre che queste opzioni valgono solo per te: a meno che non disattivi totalmente la fotocamera gli altri continueranno a vederti normalmente secondo il layout scelto da loro.
Come attivare i sottotitoli su Google Meet
Hai problemi a capire cosa dicono i partecipanti della tua riunione?
Meet ha previsto una soluzione facile e pratica a tal proposito: i sottotitoli.
Questa feature si rivelerà particolarmente utile nel caso in cui vi fosse un fastidioso rumore di fondo o nel caso in cui avessi problemi di udito; in qualunque modo, se selezionerai tale opzione, ti appariranno dei pratici sottotitoli nella parte bassa e centrale dello schermo.
N.B. – Nel caso in cui la riunione venisse registrata i sottotitoli NON compariranno nel video della stessa.
Se stai utilizzando il pc attivare i sottotitoli sarà un gioco da ragazzi: non dorai far altro che cercare l’icona “cc” nella parte bassa del tuo schermo e cliccarvi sopra per attivare (o disattivare) tale funzione.
Così come il layout anche i sottotitoli verranno salvati nelle impostazione di Meet, perciò finché non li disattiverai continueranno a comparire anche nelle riunioni successive.
Un consiglio pratico: se i sottotitoli dovessero risultare coperti dalle icone di controllo della stanza virtuale sposta semplicemente il tuo cursore al bordo dello schermo e lascialo immobile per qualche istante. Le icone scompariranno e potrai godere dei sottotitoli in tutta tranquillità.
Sui dispositivi Android tale funzione è attivabile in basso a destra aprendo i tre puntini verticali (“altro”) e selezionando la solita icona “cc”.
Con iPhone e iPad, sempre nell’angolo in basso a destra dello schermo, selezionando “altro” (di nuovo tre punti verticali) avrai a disposizione la medesima icona “cc” da attivare o disattivare a tuo piacimento.
Oggi è il 28 febbraio 2021, e i sottotitoli disponibili sono: Inglese, Francese, Spagnolo, Portoghese e Tedesco.
Controlli e consigli utili
Terminiamo questo articolo su come utilizzare efficacemente Google Meet con una scarrellata di consigli e controlli utili di cui, forse, non eri a conoscenza.
Partiamo dal silenziamento: ricorda che il piccolo microfono in basso, al centro del tuo schermo, si colorerà di rosso con una linea che lo attraversa avrai attivato il muto.
Questo significa che nessuno sarà in grado né di sentirti parlare né di carpire cosa sta succedendo alle tue spalle.
Se non sei silenziato al contrario tutti i partecipanti potranno udire ogni cosa che dirai o che produrrà rumore nelle tue vicinanze. Se la riunione non prevede una discussione aperta e partecipata è bene mettersi in muto onde non disturbare gli altri partecipanti.
Se sei l’organizzatore della riunione potrai inoltre silenziare a tuo piacimento gli utenti all’interno della sala, inconsci magari di un fastidioso ritorno proveniente dal loro microfono.
No dovrai far altro che andare sull’icona dei partecipanti, cliccare il nome dell’utente desiderato e selezionare “muto”.
Potrai effettuare la medesima operazione scorrendo semplicemente sulla loro miniatura e selezionando sempre l’icona del muto. Ricordati che però non potrai riattivare a tuo piacimento il microfono degli altri partecipanti, ma dovrai intimargli di farlo tu stesso se vuoi che intervengano nuovamente.
Se stai utilizzando un qualsiasi device mobile, una volta che sei all’interno della stanza, tocca il nome della riunione in alto a sinistra, seleziona la tendina dei partecipanti, scegli l’utente desiderato, tocca “Menu” (tre punti verticali) e infine l’opzione per silenziarlo.
Un’altra funzionalità particolarmente utile di cui potrai disporre su Meet è “appuntare” una persona allo schermo. Cliccando sull’immagine di un partecipante infatti noterai una piccola icona raffigurante una puntina da disegno. Attivandola la schermata di quell’utente verrà per l’appunto “fissata” come da una puntina e rimarrà in primo piano sul tuo schermo finché non sceglierai diversamente. Puoi svolgere la medesima operazione tramite la solita tendina dei partecipanti selezionando “fissa in alto”.
Se stai usando un device mobile tocca il nome della riunione in alto a sinistra, apri la scheda “Persone” e accanto al nome di un partecipante tocca “Menu” (tre punti verticali): fra le varie opzioni troverai anche “fissa in alto”.
Fissare o appuntare un partecipante si traduce in una funzionalità particolarmente utile quando quest’ultimo sta tenendo un discorso, sta condividendo materiale importante a schermo o, molto più banalmente, si tratta dell’utente che ti sta più simpatico all’interno della riunione!
Anche sulla chat vale spendere qualche parola, strumento prediletto per comunicare senza per forza interrompere qualcuno in procinto di parlare.
Sul pc troverai la casella della chat in alto a destra nello schermo.
Cliccando sull’icona apposita si aprirà una tenda verticale lungo tutto il lato destro della schermata. A quel punto non dovrai far altro che digitare tutto ciò che ritieni opportuno nell’apposita barra, premendo il tasto invio o la freccina immediatamente a destra della casella di testo per inviare i tuoi messaggi.
Ciò che tu e gli altri partecipanti scriverete in chat apparirà soltanto in questa tenda, permettendovi così di scambiarvi commenti, contenuti utili o link senza infastidire troppo chi magari sta parlando.
Con un qualsiasi dispositivo mobile su cui tu abbia installato l’app d Meet potrai fare la stessa identica cosa cercando i tre puntini verticali delle opzioni e poi, da lì, aprire la sezione dedicata ai messaggi di gruppo.
Su Meet esiste anche la possibilità di cambiare il tuo sfondo. Per fare ciò prima di entrare nella stanza virtuale seleziona una riunione, poi in basso a destra della tua auto-visualizzazione troverai il comando “Cambia sfondo”. Da qui potrai decidere se sfocare completamente o solo parzialmente lo sfondo alle tue spalle, oppure scegliere fra un set di immagini preimpostate che verranno proiettate dietro di te.
Se quelle messe a disposizione da Meet non dovessero soddisfarti puoi sempre selezionare “aggiungi” (+) e sceglierne direttamente una dalla memoria del tuo pc.
Potrai compiere tale operazione in qualsiasi momento della riunione, cambiando a tuo piacimento le opzioni dello sfondo dall’apposita icona rappresentate i soliti tre puntini.
Sulla quasi totalità dei dispositivi mobili le uniche possibilità che avrai di modificare lo sfondo sono quelle che riguardano la sfocatura di quest’ultimo.
Cambiare lo sfondo alla tua cella durante una riunione può certamente far sì che gli altri partecipanti si concentrino su di te e non vedano l’ambiente da cui stai chiamando. Tuttavia è anche un’ottima maniera per strappare una risata, magari sfruttando un’immagine umorista, al tuo gruppo di amici, familiari o colleghi con cui stai discorrendo.
Attento soltanto a non dimenticarti lo sfondo selezionato nelle riunioni successive!
Video tutorial Google Meet
Conclusione…
Eccoci giunti alla fine di questo articolo: se hai prestato attenzione dovresti essere perfettamente in grado di iniziare, capire e gestire il funzionamento di una riunione su Google Meet.
Ricorda che puoi sempre sfruttarlo gratuitamente mediante il tuo account Google, per poi aggiornarlo nella sua versione a pagamento soltanto se ritenessi utili le sue funzionalità aggiuntive.
Le potenzialità di Meet non sono affatto da sottovalutare. Si tratta infatti di uno strumento semplice, pratico ma estremamente funzionale, perfetto sia per le chiamate informali fra amici e parenti sia per riunioni di lavoro inerenti al tuo business.
Abbonandoti a Google Workspace poi, attualmente a meno di 5 euro al mese, ti sarà possibile estendere la durata delle riunioni, coinvolgere fino a 150 persone, utilizzare recapiti telefonici internazionali e aprire utili sessioni di Q&A e sondaggi.
Se tutto ciò non dovesse bastarti esiste anche Google Workspace Enterprise, progettato appositamente per le necessità delle grandi imprese. Fra le sue funzionalità vi sono 300 ore di tempo di riunione, la possibilità di includere fino a 250 partecipanti per sessione, la cancellazione intelligente del rumore di sottofondo e lo streaming dal vivo.
Insomma, i pacchetti disponibili sono molteplici e starà a te scegliere quello che meglio si adatta alle tue esigenze.
Il mondo delle riunioni virtuali ti si è appena aperto davanti, non lasciarti sfuggire l’opportunità di sfruttarlo al meglio.
Grazie per l’attenzione, un caro saluto e buona fortuna con le tue prossime videoconferenze!
A presto.
